Komisja zaproponowała nowe przepisy mające usprawnić współpracę między organami ochrony danych podczas egzekwowania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w sprawach transgranicznych (RODO).

W nowym rozporządzeniu zostaną ustanowione konkretne przepisy proceduralne dla organów stosujących RODO w sprawach, które dotyczą obywateli z różnych państw członkowskich. Rozporządzenie zobowiąże na przykład wiodący organ ochrony danych do przesyłania streszczeń kluczowych kwestii do jego odpowiednika w innym państwie. W streszczeniach będą uwzględnione najważniejsze elementy dochodzenia oraz opinia organu na temat danej sprawy na wczesnym etapie postępowania. Pozwoli to ograniczyć liczbę nieporozumień i ułatwi szybkie osiąganie konsensusu.

Nowe przepisy zapewnią odpowiednie zaangażowanie obywateli w proces i doprecyzują, jakie dokumenty należy przedłożyć na etapie składania skargi. Doprecyzują również prawa procesowe przedsiębiorstw podczas dochodzeń związanych z potencjalnym naruszeniem RODO prowadzonych przez organy ochrony danych. Przepisy te przyczynią się zatem do szybszego rozstrzygania spraw, a tym samym do sprawniejszych środków ochrony prawnej dla osób fizycznych oraz większej pewność prawa dla przedsiębiorstw. W odniesieniu do organów ochrony danych nowe przepisy usprawnią współpracę i zwiększą skuteczność egzekwowania przepisów.

Harmonizacja przepisów proceduralnych w sprawach transgranicznych

Nowe rozporządzenie zawiera szczegółowe przepisy wspierające skuteczne funkcjonowanie mechanizmów współpracy i spójności, które ustanowiono w RODO. Przepisy zostają zharmonizowane w następujących obszarach:

• Prawa skarżących: We wniosku ujednolica się wymogi dopuszczalności skargi transgranicznej, co usunie obecne przeszkody wynikające z przestrzegania przez organy ochrony danych odmiennych przepisów. Proponowane przepisy zakładają wspólne prawa skarżących do bycia wysłuchanymi w przypadkach, gdy ich skargi zostały całkowicie lub częściowo odrzucone. We wniosku określono również zasady odpowiedniego angażowania skarżących w toku rozpatrywania skargi.
• Prawa stron objętych dochodzeniem (administratorów danych i podmiotów je przetwarzających): We wniosku przewidziano prawo stron objętych dochodzeniem do bycia wysłuchanymi na kluczowych etapach procedury, w tym podczas rozstrzygania sporów przez Europejską Radę Ochrony Danych (EROD), i wyjaśniono zawartość akt administracyjnych oraz prawa stron do dostępu do tych akt.
• Usprawnienie współpracy i rozstrzygania sporów: Zgodnie z wnioskiem organy ochrony danych będą mogły przedstawiać swoje opinie na temat dochodzeń na ich wczesnym etapie oraz korzystać ze wszystkich narzędzi współpracy przewidzianych w RODO, takich jak wspólne dochodzenia i wzajemna pomoc. Przepisy te zwiększą wpływ organów ochrony danych na sprawy transgraniczne, ułatwią wczesne zawieranie porozumień w dochodzeniu i ograniczą późniejsze spory. We wniosku określono szczegółowe przepisy umożliwiające szybkie zakończenie prac nad mechanizmem rozstrzygania sporów związanych z RODO oraz określono wspólne terminy dotyczące współpracy transgranicznej i rozstrzygania sporów.

Harmonizacja tych aspektów proceduralnych przyczyni się do terminowego kończenia dochodzeń i zapewnienia sprawnych środków ochrony prawnej dla osób fizycznych.

Kontekst

Jak pokazało doświadczenie, RODO jest skuteczne. Rozporządzenie Komisji nie wpływa na żadne istotne elementy RODO, takie jak prawa osób, których dane dotyczą, obowiązki administratorów danych i podmiotów przetwarzających lub uzasadnione podstawy przetwarzania danych osobowych określone w RODO. Od czasu wejścia w życie RODO w rejestrze spraw EROD utworzono ponad 2 000 spraw, w których zastosowano mechanizm kompleksowej współpracy, i podjęto 711 ostatecznych decyzji. W niektórych przypadkach nałożono grzywny w wysokości setek milionów euro. Kolejne sprawozdanie w sprawie stosowania RODO ma zostać przedstawione w 2024 r.

RODO jest egzekwowane przez niezależne krajowe organy ochrony danych oraz sądy krajowe. W sprawach związanych z przetwarzaniem, które ma miejsce lub wywiera istotny wpływ na osoby, których dane dotyczą, w więcej niż jednym państwie członkowskim, zastosowanie ma przewidziany w RODO system egzekwowania przepisów oparty na mechanizmie kompleksowej współpracy. Oznacza to, że organ ochrony danych w kraju, w którym siedzibę ma podmiot objęty dochodzeniem, prowadzi działania we współpracy z innymi zainteresowanymi organami ochrony danych. Zgodnie z RODO organy ochrony danych współpracują w celu osiągnięcia porozumienia w zakresie stosowania RODO w sprawach transgranicznych. W przypadku gdy organy ochrony danych nie są w stanie osiągnąć porozumienia, w RODO przewidziano możliwość rozstrzygania sporów przez Europejską Radę Ochrony Danych (EROD).

Podczas egzekwowania RODO organy ochrony danych stosują krajowe przepisy proceduralne. W swoim sprawozdaniu w sprawie stosowania RODO z 2020 r. Komisja zauważyła, że różnice proceduralne stosowane przez organy ochrony danych utrudniają sprawne i skuteczne funkcjonowanie mechanizmów współpracy i rozstrzygania sporów przewidzianych w RODO. W październiku 2022 r. EROD przesłała Komisji swoją „listę życzeń” zawierającą sugestie dotyczące usprawnienia i udoskonalenia niektórych aspektów proceduralnych, aby zacieśnić współpracę i pomóc w opracowaniu sprawniejszego środka ochrony prawnej dla osób, których dane dotyczą.

W dzisiejszym wniosku uwzględniono opinie wielu zainteresowanych stron, w tym EROD, przedstawicieli społeczeństwa obywatelskiego, przedsiębiorstw, środowisk akademickich, prawników i państw członkowskich. W okresie od lutego do marca 2023 r. Komisja publikowała zaproszenie do zgłaszania uwag, w ramach którego zebrano informacje zwrotne od szerokiego grona zainteresowanych stron, w tym społeczeństwa obywatelskiego i stowarzyszeń branżowych. Na wniosek stron Komisja zorganizowała również dwustronne spotkania z przedstawicielami społeczeństwa obywatelskiego, organami krajowymi i organizacjami reprezentującymi branżę.